Keine Kompromisse bei der Seminarverwaltung: Warum Excel nicht ausreicht und du auf professionelle Software setzen solltest

Excel ist zweifellos eines der weit verbreitetsten Tabellenkalkulationsprogramme, das dank seiner Benutzerfreundlichkeit und Datenanalysefunktionen häufig auch zur Verwaltung von Daten verwendet wird. Allerdings kann dies in vielen Unternehmensbereichen zu Problemen führen.

In diesem Blogbeitrag erläutere ich anhand eines Beispiels aus Praxis die Schwierigkeiten, die mit der Verwendung von Excel in der Seminarverwaltung einhergehen können.

Excel als schnelle Lösung für Seminarverwaltung: Vor- und Nachteile einer einfachen Methode

Wenn es schnell gehen muss, greifen viele Unternehmen zur einfachsten Lösung: Excel.

Excel bietet eine Reihe an Vorteilen, da es sich um eine bekannte Software handelt, die jeder bedienen kann und in der Regel keine zusätzlichen Kosten verursacht.

Stellen wir uns folgenden Case vor: Eine Firma bietet interne und externe Mitarbeiterseminare an. Um auch die externen Teilnehmer zu verwalten, kann ein Kundenexport aus dem Warenwirtschaftssystem von der IT-Abteilung verwendet werden, um die Kundendaten zu importieren. Anschließend wird eine Tabelle für das Seminar erstellt, sowie eine weitere Tabelle zur Verwaltung der Teilnehmer - für jeden Seminartermin. Die Verwendung der S-Verweis-Funktion in Excel ermöglicht es, die Daten schnell zusammenzuführen, ein Teilnehmerzertifikat kann natürlich auch erstellt werden, um einen erfolgreichen Abschluss zu bestätigen…und so weiter, und so weiter…

Werden im Jahr durchschnittlich nur 80 Seminare angeboten mit jeweils rund 1.000 Teilnehmern, ist die beschriebene Lösung der Seminarverwaltung durch Excel zweifellos geeignet.

Allerdings muss doch daran gedacht werden, dass langfristig die Anzahl der Seminare zunimmt und damit auch die Anforderungen an eine effiziente Seminarverwaltung steigt.

Seminarverwaltung neu gedacht: Wie spezialisierte Software die Effizienz maximiert

Es gibt eine Reihe von Faktoren, die dazu führen können, dass Excel als Seminarverwaltung in Zukunft nicht mehr ausreichend ist.

Der Aspekt der Transparenz:

Es wird zunehmend schwieriger, den Überblick zu behalten, wenn es an Transparenz fehlt. Dies kann unterschiedlichste Gründe haben. Beispielsweise die Anhäufung von Tabellen, die Speicherung von Dokumenten in unterschiedlichen Ordnern oder selbstverständlich auch die Verwendung von zusammenhangslosen Tabellen.

Das Thema mit der Zeit:

Excel wird zum Zeitfresser, da die Kernprozesse nicht nahtlos ineinandergreifen. Dokumente wie Zertifikate, Rechnungen, Registrierungsbestätigungen und Feedbackbögen werden in der Regel separat im Dateisystem verwaltet, was eine Suche extrem zeitaufwendig macht.

Automatisierung und Echtzeit-Zusammenarbeit:

Die Zusammenarbeit mehrerer Benutzer in Echtzeit gestaltet sich in Excel nur bedingt effektiv. Es können Konflikte bei gleichzeitigen Bearbeitungen auftreten und es besteht das Risiko von Datenverlusten, wenn Änderungen nicht rechtzeitig gespeichert werden. Auch ist es oft schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wer welche Änderungen vorgenommen hat, insbesondere bei komplexen Tabellen. Zudem kommt noch die mangelnde Automatisierungsfähigkeit von Excel, welche in solchen Fällen oft auch noch zu Problemen führt.

Begrenzte Skalierbarkeit:

Excel stößt bei großen Datenmengen oft an seine Grenzen und wird langsam und unzuverlässig. Für die Verwaltung von Daten ist Excel nur bedingt geeignet und eine professionelle Datenbank wird früher oder später sowieso notwendig.

Und da war doch noch der Datenschutz:

Die Möglichkeit der Zugriffskontrolle ist in Excel begrenzt, was zur Folge hat, dass es schwierig sein kann, die Vertraulichkeit und Integrität von Daten zu gewährleisten.

Ohne eine Kontrolle darüber, wer auf Daten zugreift und sie bearbeiten kann, können diese in Excel anfällig für Missbrauch oder unbefugte Änderungen sein. Ein großes Problem!

Wie mangelnde Integration und fehlende Digitalisierung Seminarmanager belasten

Excel eignet sich nur für einen Bruchteil der Verwaltungsaufgaben und viele Anwendungen müssen mit der Zeit aus Excel herausgenommen werden, um die tägliche Arbeit für Seminarmanager zu erleichtern.

Durch die Verwendung unterschiedlicher Software-Tools zur Seminarverwaltung kann die nahtlose Verbindung zum Online-Portal kompliziert sein und es können Probleme wie fehlende Restplatzanzeigen und schlechte Kundenerfahrungen bei der Seminarbuchung auftreten.

Auch ein digitales Teilnehmer- und Trainerportal fehlt oft gänzlich, was den Austausch von Informationen erschweren kann und zu einem erhöhten Arbeitsaufwand führt.

Die zunehmende Anzahl von Seminarteilnehmern erfordert eine aufwendige Verwaltung, die Mitarbeiter dazu zwingt, Überstunden zu leisten und der Workflow muss auf mehrere Mitarbeiter verteilt werden.

Und all das in Zeiten von Digitalisierung…

Die Seminarverwaltung mit Excel ist zeitaufwendig und ineffizient. Das führt zu erhöhtem Arbeitsaufwand und unnötigen Stress.

Die Notwendigkeit einer passenden Maßnahme zur Bewältigung dieser Herausforderungen wird immer deutlicher.

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