Die Herausforderungen
Rationalisierung der Seminarverwaltung für die wachsende Nachfrage nach Online-Schulungen bei DIPO
DIPO, eine Organisation, die traditionell auf Offline-Unterrichtsmethoden setzte, stand vor Herausforderungen, als die Nachfrage nach Online-Unterricht stieg. Um dieser Nachfrage gerecht zu werden, entschied sich DIPO für ein Seminarverwaltungssystem mit erweiterten Funktionen und einer Schnittstelle zu seiner Website.
Vor der Implementierung von simplyOrg verfügte das DIPO über einen digitalen Seminarverwaltungsprozess, der jedoch komplett offline war. Dies führte zu einem hohen Zeitaufwand für die Termin- und Teilnehmerverwaltung und zu einem hohen Fehlerrisiko, insbesondere wenn Teilnehmer versehentlich den falschen Kurs buchten.
Das begrenzte Verwaltungspersonal der Organisation war nicht in der Lage, mit der steigenden Nachfrage nach Online-Schulungen Schritt zu halten, so dass ein effizienteres und effektiveres Seminarverwaltungssystem benötigt wurde.
Die Lösung
Rationalisierung der Online-Seminarverwaltung des DIPO und Bewältigung des hohen Anmeldeaufkommens
2019 entschied sich das DIPO für eine Partnerschaft mit simplyOrg, um seine Online-Seminarverwaltung zu verbessern. Im Zuge dieser Umstellung hat das DIPO auch seinen Internetauftritt einer Generalüberholung unterzogen. Aufgrund einer Vielzahl von Verfahrensänderungen führte das kleine Team von drei Verwaltungsmitarbeitern des DIPO zunächst die Verwaltung von simplyOrg ein, während es weiterhin Anmeldungen per E-Mail von der alten Website akzeptierte.
Nach ein paar Monaten, als sowohl das DIPO als auch seine Website bereit waren, das simplyOrg CMS vollständig zu nutzen, konnte die Organisation den vollen Nutzen aus der Lösung ziehen.
Zum Beispiel erhielt das DIPO zu Beginn eines neuen Kursjahres normalerweise bis zu 700 Anmeldungen innerhalb von 48 Stunden. Mit simplyOrg war das Team des DIPO in der Lage, diese hohen Anmeldezahlen effizient zu verarbeiten.
Das Ergebnis
Effizienz und Komfort auf Knopfdruck mit SimplyOrg
- SimplyOrg ermöglichte es dem DIPO, die hohe Registrierungsnachfrage ohne zusätzliches Verwaltungspersonal zu bewältigen
- Schnelle und effiziente Erstellung von Terminen
- Automatisierte Eingabe von Vorbereitungsaufgaben
- Automatische Zuordnung der Teilnehmer zum richtigen Kurs
- Die Möglichkeit, Kursinformationen schnell zu versenden
- Schnelle Erstellung von Rechnungen
- Die Teilnehmer konnten ihre Buchungen einsehen, Skripte herunterladen und bei Bedarf Teilnahmebescheinigungen ausstellen.
Als einer der führenden Anbieter von Bildungsangeboten im Bereich der Hunde- und Pferdetherapie konnte das DIPO dank simplyOrg sowohl die „Digitalisierung“ als auch das Geschäft weit voranbringen. Die Zeitersparnis und der reduzierte Arbeitsaufwand sind die Herausforderung einer „Umstellung“ wert. Die Transformation von manuellen Prozessen in eine digitale Lösung ist eine lohnende Herausforderung, die sich schnell bezahlt macht. simplyOrg hat uns bei der Einführung des Seminarmanagements erfolgreich unterstützt. Auch nach der Einführung erhalten wir guten Support. Mit simplyOrg haben wir einen professionellen und zuverlässigen Partner an unserer Seite gefunden. Wir freuen uns auf weiteres Wachstum in der Zukunft durch weitere Prozessoptimierung
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Als einer der führenden Anbieter von Bildungsangeboten im Bereich der Hunde- und Pferdetherapie konnte das DIPO dank simplyOrg sowohl die „Digitalisierung“ als auch das Geschäft weit voranbringen. Die Zeitersparnis und der reduzierte Arbeitsaufwand sind die Herausforderung einer „Umstellung“ wert. Die Transformation von manuellen Prozessen in eine digitale Lösung ist eine lohnende Herausforderung, die sich schnell bezahlt macht. simplyOrg hat uns bei der Einführung des Seminarmanagements erfolgreich unterstützt. Auch nach der Einführung erhalten wir guten Support. Mit simplyOrg haben wir einen professionellen und zuverlässigen Partner an unserer Seite gefunden. Wir freuen uns auf weiteres Wachstum in der Zukunft durch weitere Prozessoptimierung.
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