Funktionsliste

Die Funktionsliste ist die Grundlage für erfolgreiche Projekte!

simplyOrg – Ihre All-in-one Seminarverwaltungssoftware

Die Funktionen von simplyOrg legen den Grundstein für Ihr erfolgreiches Projekt. Deshalb sind sie das vielleicht wichtigste Dokument in den frühen Phasen eines Projekts. Sie helfen Ihnen bei der Auswahl der richtigen Seminarverwaltung und um schließlich die Seminarsoftware erfolgreich einzuführen. Auch die Administratoren unterstützt die Funktionsliste bei der Auswahl der richtigen Software.

Kurse verwalten und planen

Präsenz / Online, Reihen, E-Learnings, wiederkehrende Kurse

  • Vorlagen um mehrfache Datenerfassung zu sparen und manuelle Verwaltungsprozesse zu automatisieren: Infos zu einer Veranstaltung als Vorlage speichern und diese zum Zeitpunkt der Terminplanung per Drag & Drop in den Kalender einfügen
  • Veranstaltungsinfos inklusive: TN-Zahlen min./max., Zielgruppen, Einstellungen, rollenbasierte Dokumente, Aufgaben, Zeitpläne, Budget- und Ressourcenplanung (Ort, Trainer)
  • Administratoren managen Veranstaltungen online und verteilen Aufgaben mit automatischen Erinnerungen
  • Im Terminplaner werden Planungskonflikte wie z.B. Doppelbuchung von Trainern / Räumen, gesperrte Zeiträume (z.B. Urlaubstage) etc. berücksichtigt
  • Bei Planungsänderungen / Stornierungen werden alle Beteiligten informiert und die Ressourcenplanung aktualisiert
  • Wartelisten-Anmeldungen nach Erreichen der max. TN Zahl
  • Direkt buchen oder via Bezahlungsschritt
  • Buchung per Anfrage (basierend auf Genehmigungsregeln)
  • Rollenbasierte Preise je Angebot/Kategorie
  • Öffentliche und Inhouse Veranstaltungen
  • Verbleibende Plätze anzeigen

Seminarreihen

  • Mehrere Veranstaltungen in einem Angebot
  • Einzeln oder nur gesammelt buchbar
  • Verschiedene Formate kombinieren und intelligent abbilden: Online, Präsenz, E-Learning (‘Blended Learning’)
  • Module als Level bestimmen, welche aufeinander aufbauen bzw. in Reihenfolge erfolgen
  • Pflicht- und Wahlpflicht-Veranstaltungen bestimmen
  • Ganze Reihe auch ohne einzelne Termine veröffentlichen

Wiederkehrende Termine

  • Wiederkehrende Angebote: Ihr Angebot findet zB. am ersten Donnerstag jeden Monats statt
  • Wiederkehrende Termine in einer Fortbildung: Ihr Angebot hat mehrere, regelmäßige Termine für alle Teilnehmer

Teilnehmerverwaltung

Bequem Teilnehmer hinzufügen und verwalten, an die gesamte Gruppe kommunizieren, und Dokumente automatisiert ausstellen.

  • Basierend auf Ihren Vorlagen, generieren Sie aus simplyOrg personalisierte, veranstaltungsspezifische Dokumente wie Teilnehmerlisten, Zertifikate etc.
  • Bei Anmeldung erhält der Teilnehmer eine Bestätigung mit Kalendertermin
  • Als Administrator auf Knopfdruck Serienmails aus simplyOrg senden
  • Gruppen- und Einzelanmeldungen vornehmen, Wartelistenanmeldungen in bestätigte Anmeldungen konvertieren

Analysen & Auswertung Dashboard

SimplyOrg bietet Ihnen verschiedene flexible Möglichkeiten der Datenauswertung an: Im Dashboard, in simplyOrg Tables, und als Datenexport.

Dashboard: Auf einen Blick alle Kennzahlen

  • Kursplanung und Teilnehmende
  • Neue Registrierungen
  • Bevorstehender Veranstaltungen etc.

simplyOrg Tables (AddOn): im Handumdrehen individuelle Dashboards

  • Dient als Grundlage für die Datenanalyse mit Werkzeugen wie z.B. Microsoft PowerBI und Google Datastudio. Die Daten werden nach individuellen Zeitplan regelmäßig aktualisiert. So stehen als Grundlage zur Auswertung wichtige Daten aus der Seminarverwaltung simplyOrg auf Knopfdruck zur Verfügung.

Sämtliche Tabellen sind auch im Excel-Format aus simplyOrg exportierbar. Alternativ können Sie Daten als Excel-Report zum Download konfigurieren lassen.

Bildungsformate

Angebotstypen

  • E-Learnings: Angebot beschreiben, SCORM Datei einfügen, zur Buchung bereitstellen, Teilnehmerstatus einsehen, Teilnehmer verwalten
  • Präsenz-Seminare: Ort & Trainer auf Konflikte prüfen
  • Online-Seminare: Go-to-Webinar und andere Plattformen anbinden
  • Seminarreihen: Eine Reihe von Terminen in einem Angebot, aufeinander aufbauend oder als Wahlpflicht-Seminare einplanen
  • Wiederkehrende Termine: konfigurierbare Wiederholungen

Aufgaben – Management

  • Checklisten mit Erinnerungsfunktion und Ampelsystem für Prioritäten erleichtern das Veranstaltungsmanagement
  • Intelligentes Aufgabenmanagement: In der Veranstaltungsvorlage eingeben, wann eine Aufgabe relativ zum Starttermin fällig ist
  • Aufgaben zuweisen, Checklisten einfügen, Erinnerungen einstellen
  • Im Dashboard alle Aufgaben verwalten, priorisieren etc.

Trainer – Management

It´s a Match!

  • Trainer schnell nach Eignung finden und anfragen
  • Trainer synchronisieren Ihre Kalender, um Ihnen verfügbare Zeiten anzuzeigen und Ihre Anfragen, Teilnahmelisten und Dokumente im Trainerportal zu bearbeiten
  • Hinterlegen Sie die Qualifikationen, Honorare, Standorte und Schwerpunkte Ihrer Trainer. Um Trainer anzufragen, filtern Sie nach gewünschten Kriterien und geben geplante / potentielle Termine an
  • Trainer beantworten die Terminanfrage im Portal woraufhin der Admin einen verfügbaren Trainer bestätigt

Kampagnen – Management

Zielgerichtetes Bewerben Ihres Angebots

  • Erstellen Sie Ihre Kampagne basierend auf Teilnehmerhistorien: Wer hat schon an A teilgenommen aber noch nicht an B? Wer lebt im Umkreis von x km? Wer liegt in meiner Zielgruppe für folgendes Seminar?
  • E-Mail-Kampagnen zur Bewerbung anstehender Veranstaltungen
  • Personalisierte Serienbriefe generieren

Buchungsportal

Angebundene Website mit Shopsystem und Login-Bereich

  • Veröffentlichung aller geplanten Termine und E-Learnings im angebundenen Online Portal
  • Filtermöglichkeiten bei der Suche nach Angeboten (Veranstaltungstyp, Kategorie, Zeitraum, Ort)
  • Das Portal kann in Ihre Website per Widget eingefügt werden
  • Verschiedenen Layouts wählen und Ihr Corporate Design (Farben, Logo, Schrift) einstellen
  • Teilnehmer-Portal: Gebuchte Seminare einsehen, Dokumente abrufen, E-Learnings abspielen und mehr
  • Responsive Design: Für Smartphones, Tablets und PC optimiert

Feedback – Management

Analysieren Sie die Qualität Ihres Seminarangebots

Umfragen als Vorlagen erstellen und automatisch versenden für einen schnellen Blick auf die Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer:

  • Erstellen von Evaluierungsbögen
  • Feedback Online einholen
  • Seminarauswertung in simplyOrg
  • Zuordnen von Evaluierungsbögen zu Seminaren, Veranstaltungen und Ausbildungen

Abrechnungs – Management

  • Automatischer Rechnungsverand (optional)
  • Manuelle Rechnungserstellung
  • Seminarabrechnung
  • optionale Rechnungsadressen auswählen
  • Optionale Zahlungsanbindung über Stripe und Paypal: Kreditkarte, PayPal, AmazonPay.
  • Angebote, Rechnungen Stornorechnungen und Gutschriften verwalten
  • Schnittstelle für Rechnungsübergabe

Interne Fort- / Weiterbildung

  • Welches Seminar ist frei zugängig und welches benötigt eine Zulassung des Vorgesetzten?
  • Welche Seminare sind nur für Mitarbeiter sichtbar und welche sind für Externe? Dank rollenbasiertem Log-in und cleveren Genehmigungsregeln steuern Sie, wer welche Seminare sehen und buchen kann

Rollen- & Rechte Management

  • Verwaltung von Rollen, die auf spezifische Bereiche und Funktionen zugreifen können.
  • Einfache Nutzerverwaltung und umfangreiche Sicherheitseinstellungen zum Schutz der Daten

Rabatte auf Grundlage von Preisregeln

  • Die Preisregeln basieren auf Kunde, Kontakt, Seminar, Seminarkategorie, Zeitraum etc.

Schnittstellen

simplyOrg bietet Ihnen ein Ökosystem an, um Ihre Daten in und aus simplyOrg mit zahlreichen externen Programmen auszutauschen.

Vorprogrammierte Schnittstellen:

Sie möchten eine weitere Schnittstelle? Dank unseren API’s können wir sämtliche weitere Systeme anbinden. Sprechen Sie uns an! Unsere API-Dokumentation ist hier aufgeführt: https://api.simplyorg.de/