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simplyOrg ist eine Software für Qualifikationsmanagement und Pflichtschulungen. Sie zeigt in einem zentralen Dashboard, welche Mitarbeitenden welche Qualifikation besitzen, wann Pflichtunterweisungen fällig werden und wo Handlungsbedarf besteht. Erinnerungen, Zuweisungen und Nachweise laufen automatisch – mit BSI-C5-Testat (Typ 1), ISO-27001-Zertifizierung und Hosting in deutschen Rechenzentren.
Weil die Nachweise verstreut liegen. Teilnahmebescheinigungen stecken in E-Mail-Postfächern, Fristen in Excel-Listen und das Wissen über fällige Wiederholungen bei einzelnen Personen. Spätestens vor einem Audit beginnt die Suche.
Typische Folgen im Alltag:
Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten regelmäßig zu Sicherheit und Gesundheitsschutz unterweisen. Grundlage sind vor allem das Arbeitsschutzgesetz (§ 12 ArbSchG) und die DGUV Vorschrift 1. Danach ist die Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit durchzuführen, bei Bedarf zu wiederholen, mindestens einmal jährlich, und zu dokumentieren.
Je nach Branche und Tätigkeit kommen weitere Pflichtunterweisungen hinzu:
| Bereich | Typische Pflichtunterweisungen |
|---|---|
| Branchenübergreifend | Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, Brandschutz und Notfallverhalten, Erste Hilfe, Datenschutz (DSGVO), Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz |
| Büro & Verwaltung | Bildschirmarbeit, sichere Nutzung elektrischer Geräte und Verhalten bei Unfällen |
| Gesundheitswesen und Pflege | Hygiene, Infektionsschutz, Umgang mit biologischen Arbeitsstoffen und Gefahrstoffen |
| Industrie, Bau, Logistik | Persönliche Schutzausrüstung (z. B. PSA gegen Absturz), Ladungssicherung, Elektrofachkraft für festgelegte Tätigkeiten, Gefahrstoffe |
Welche Unterweisungen in Ihrem Unternehmen konkret erforderlich sind, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung. simplyOrg bildet diese Anforderungen ab und sorgt dafür, dass keine Frist verloren geht.
Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten regelmäßig zu Sicherheit und Gesundheitsschutz unterweisen. Grundlage sind vor allem das Arbeitsschutzgesetz (§ 12 ArbSchG) und die DGUV Vorschrift 1. Danach ist die Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit durchzuführen, bei Bedarf zu wiederholen, mindestens einmal jährlich, und zu dokumentieren.
Je nach Branche und Tätigkeit kommen weitere Pflichtunterweisungen hinzu:
Welche Unterweisungen in Ihrem Unternehmen konkret erforderlich sind, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung. simplyOrg bildet diese Anforderungen ab und sorgt dafür, dass keine Frist verloren geht.
Eine Qualifikationsmanagement Software hält fest, welche Qualifikationen und Pflichtschulungen für welche Personen oder Gruppen gelten, überwacht die Fälligkeiten und dokumentiert jede absolvierte Schulung revisionssicher. Sie ersetzt Excel-Listen und manuelle Erinnerungen durch einen automatisierten, nachvollziehbaren Ablauf.
Das Dashboard zeigt auf einen Blick, welche Qualifikationen demnächst fällig werden, welchen Status Mitarbeitende aktuell haben und wo konkreter Handlungsbedarf besteht. Detailinformationen je Person oder Gruppe lassen sich direkt aufrufen. Das ist deutlich mehr als ein einfaches Ampelsystem.
Im persönlichen Portal sehen Mitarbeitende jederzeit ihre Qualifikationen, Nachweise und anstehenden Fälligkeiten. Dozenten bzw. Trainer können ebenfalls ausgewiesen werden.
Mehr zu den einzelnen Funktionen: Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate sowie Teilnehmermanagement.
| Anforderung | Umsetzung in simplyOrg |
|---|---|
| Fälligkeiten überwachen | Automatische Erkennung je Person und Gruppe, rechtzeitige Erinnerung |
| Schulungsteilnahme nachweisen | Teilnehmerhistorie, automatisch erstellte Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate |
| Transparenz für Führungskräfte | Dashboard und Reporting zum Qualifikationsstand des Teams |
| Datensicherheit | BSI-C5-Testat (Typ 1), ISO 27001, DSGVO-konform inkl. AVV |
| Hosting | Ausschließlich deutsche Rechenzentren |
Ein Unterweisungsnachweis sollte festhalten, wer wann von wem zu welchen Inhalten unterwiesen wurde und dass die Teilnahme bestätigt ist. In simplyOrg ist jede Teilnahme mit der Person verknüpft und in der Teilnehmerhistorie gespeichert. Nachweise und Zertifikate entstehen automatisch, liegen zentral ab und sind im Audit in wenigen Klicks abrufbar.
Welche zusätzlichen Nachweise, Bestätigungen oder praktischen Übungen erforderlich sind, richtet sich nach der jeweiligen Unterweisung. simplyOrg unterstützt die Organisation und Dokumentation; die fachgerechte Durchführung bleibt Aufgabe der Verantwortlichen.
Ein Unterweisungsnachweis sollte festhalten, wer wann von wem zu welchen Inhalten unterwiesen wurde und dass die Teilnahme bestätigt ist. In simplyOrg ist jede Teilnahme mit der Person verknüpft und in der Teilnehmerhistorie gespeichert. Nachweise und Zertifikate entstehen automatisch, liegen zentral ab und sind im Audit in wenigen Klicks abrufbar.
Welche zusätzlichen Nachweise, Bestätigungen oder praktischen Übungen erforderlich sind, richtet sich nach der jeweiligen Unterweisung. simplyOrg unterstützt die Organisation und Dokumentation; die fachgerechte Durchführung bleibt Aufgabe der Verantwortlichen.
Ja. simplyOrg schafft Transparenz, reduziert den Verwaltungsaufwand und unterstützt dabei, Schulungs- und Nachweisfristen einzuhalten. Welche Kompetenzen wann benötigt werden und wie Mitarbeitende sich weiterentwickeln, entscheiden weiterhin die Verantwortlichen im Unternehmen.
Qualifikationen und Pflichtschulungen im Griff – ohne Excel-Listen. In einer 45-minütigen Demo zeigen wir Ihnen, wie Sie mit simplyOrg Qualifikationen, Pflichtschulungen und Nachweise zentral verwalten. Gemeinsam betrachten wir typische Anforderungen aus Ihrem Unternehmen.
Qualifikationsmanagement umfasst das Festlegen, Erfassen, Überwachen und Nachweisen der Qualifikationen und Pflichtschulungen von Mitarbeitenden. Ziel ist, dass jede Person die für ihre Tätigkeit erforderlichen Qualifikationen besitzt und Fristen eingehalten werden.
Nach DGUV Vorschrift 1 mindestens einmal jährlich sowie vor Aufnahme der Tätigkeit und bei Bedarf. Für einzelne Themen gelten eigene Intervalle. simplyOrg überwacht jedes Intervall automatisch und erinnert rechtzeitig.
Jede Teilnahme wird in simplyOrg mit der Person verknüpft und in der Teilnehmerhistorie gespeichert. Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate entstehen automatisch und sind jederzeit abrufbar.
Ja. Das System erkennt fällige Qualifikationen je Person oder Gruppe und weist die passende Schulung automatisch zu. Alternativ buchen Mitarbeitende selbst über das Portal.
Ja. Das Modul ist in die Seminarverwaltung von simplyOrg integriert. Fällige Schulungen lassen sich direkt aus dem eigenen Seminarangebot buchen.
simplyOrg verfügt über ein BSI-C5-Testat (Typ 1), ist nach ISO 27001 zertifiziert, DSGVO-konform und wird ausschließlich in deutschen Rechenzentren betrieben.
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