Software für Bildungseinrichtungen: Kurse, Seminare und Teilnehmende in einem System verwalten

simplyOrg ist eine cloudbasierte Software für Bildungseinrichtungen, Akademien und Weiterbildungsanbieter. Sie bildet den gesamten Kursprozess ab – von der Ausschreibung über die Online-Anmeldung bis zu Rechnung und Teilnahmezertifikat. Die Plattform verfügt über ein BSI-C5-Testat (Typ 1), ist nach ISO 27001 zertifiziert, DSGVO-konform und wird ausschließlich in deutschen Rechenzentren betrieben.

Warum stoßen Bildungseinrichtungen mit Excel und Einzellösungen an Grenzen?

Sobald das Kursprogramm wächst, verteilen sich die Informationen auf Excel-Listen, E-Mail-Postfächer, Buchhaltungsprogramm und Website. Jede Anmeldung wird mehrfach erfasst, Teilnehmerlisten sind nie ganz aktuell, und Rechnungen oder Bescheinigungen entstehen manuell. Wie der Weg aus diesem Kreislauf aussieht, beschreiben wir im Beitrag Seminarverwaltung ohne Excel-Chaos.

Typische Folgen im Alltag:

Doppelte Datenpflege: Kursdaten werden auf der Website, in Listen und im Rechnungsprogramm getrennt gepflegt.
Fehleranfällige Anmeldungen: Anmeldungen per E-Mail oder PDF-Formular müssen von Hand übertragen werden.
Kein Überblick über die Auslastung: Ob sich ein Kurs lohnt, zeigt sich oft erst kurz vor dem Termin.
Hoher Aufwand bei Nachweisen: Teilnahmebescheinigungen, Anwesenheitslisten und Auswertungen entstehen einzeln.
Unsichere Datenhaltung: Personenbezogene Daten liegen verstreut auf Laufwerken und in Postfächern.

Was leistet eine Software für Bildungseinrichtungen?

Eine Software für Bildungseinrichtungen bündelt Kursplanung, Anmeldung, Teilnehmerverwaltung, Abrechnung und Nachweise in einer gemeinsamen Datenbasis. Jede Information wird einmal erfasst und steht allen Beteiligten aktuell zur Verfügung. Wiederkehrende Schritte wie Bestätigungen und Erinnerungen werden automatisch an die Teilnehmenden versendet.

simplyOrg ist eine solche Seminarverwaltungssoftware und basiert auf rund 20 Jahren Praxiserfahrung. Konkret umfasst das:

Kursverwaltung und Programmplanung

Sie legen Kurse, Seminare, Lehrgänge und Kursreihen mit Terminen, Räumen, Dozenten bzw. Trainern und Preisen zentral an. Der Seminarkalender zeigt Belegungen und Konflikte auf einen Blick; Termine lassen sich per Drag-and-drop verschieben.

Online-Anmeldung und Kursportal

Ihr Kursprogramm erscheint automatisch auf Ihrer Website – mit suchmaschinenoptimierten Kursseiten und direkter Online-Buchung. Teilnehmende melden sich selbst an, Wartelisten und Mindestteilnehmerzahlen werden automatisch berücksichtigt. So lassen sich Ihre Seminare gezielt vermarkten, ohne dass Sie Kursdaten doppelt pflegen.

Teilnehmermanagement

Im Teilnehmermanagement liegen alle Teilnehmenden, Firmenkunden und Buchungshistorien in einer Datenbank. Umbuchungen, Stornierungen und Nachrückende aus der Warteliste bearbeiten Sie mit wenigen Klicks.

Rechnungen, Zertifikate und Nachweise

Rechnungen, Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate erstellt simplyOrg automatisch aus den vorhandenen Daten. Anwesenheiten und Feedback werden digital erfasst und stehen für Auswertungen bereit.

Präsenz, online und hybrid

Neben Präsenzkursen verwalten Sie Webinare und hybride Lernformate. Über Schnittstellen zu Microsoft Teams, Zoom und Lernplattformen (LMS) bleiben alle Formate in einem System.

Für welche Bildungseinrichtungen eignet sich simplyOrg?

simplyOrg wird von Bildungseinrichtungen unterschiedlicher Größe eingesetzt – von kleinen Akademien bis zu Anbietern mit bis zu 40.000 Teilnehmenden pro Jahr. Typische Einsatzbereiche:

Private Akademien und Seminaranbieter mit offenem Kursprogramm
Bildungsträger und Weiterbildungsinstitute mit Lehrgängen und Kursreihen
Akademien von Kammern, Verbänden und Unternehmen
Öffentliche und öffentlich geförderte Bildungseinrichtungen mit erhöhten Anforderungen an Datenschutz und Nachweisführung
Gesundheits- und Pflegeakademien, für die wir eine eigene Seminarsoftware für das Gesundheitswesen mit Compliance-Schwerpunkt beschreiben

Welche Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit erfüllt simplyOrg?

Bildungseinrichtungen verarbeiten täglich personenbezogene Daten – von Kontaktdaten bis zu Zahlungsinformationen. simplyOrg erfüllt dafür nachweisbare Standards:

Anforderung	Umsetzung in simplyOrg
Informationssicherheit	Zertifiziert nach ISO 27001
Cloud-Sicherheit nach BSI-Standard	BSI C5 (Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue): Testat Typ 1
Datenschutz	DSGVO-konform, inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Hosting	Ausschließlich deutsche Rechenzentren
Barrierefreiheit	Buchungsportal nach WCAG 2.2 AA

Für öffentliche Einrichtungen und Ausschreibungen sind diese Nachweise häufig Voraussetzung. Welche Kriterien bei der Auswahl außerdem zählen, zeigt unser Vergleich von Seminarverwaltungssoftware.

Wie läuft die Einführung ab?

Die Einführung dauert in der Regel sechs bis acht Wochen. simplyOrg begleitet Sie dabei in festen Schritten:

Analyse: Gemeinsame Aufnahme Ihrer Kursarten, Abläufe und Vorlagen.
Einrichtung: Konfiguration von Kurskategorien, Buchungsstrecken, Rechnungs- und Zertifikatsvorlagen.
Datenübernahme: Import bestehender Teilnehmer- und Kursdaten.
Schulung: Einweisung Ihres Teams.
Go-live: Start mit persönlichem Ansprechpartner.

Was bringt der Umstieg konkret?

Kunden berichten von bis zu 70 % weniger Verwaltungsaufwand, weil Anmeldungen, Bestätigungen, Rechnungen, Evaluierungen (Feedback) und Zertifikate nicht mehr manuell bearbeitet werden.

„Dank Einführung von simplyOrg sparen wir im Monat viele Stunden Zeit, weil die meisten Prozesse im Zusammenhang mit unseren Webinaren durch simplyOrg automatisiert wurden.“
— Fabian Boeck, Geschäftsführer, ZIA Akademie

simplyOrg basiert auf rund 20 Jahren Erfahrung in der Seminarverwaltung und wird von über 500 Kunden eingesetzt.

Was kostet simplyOrg?

simplyOrg startet ab 499 € pro Monat inklusive drei Admin-Lizenzen, unbegrenzter Seminare und unbegrenzter Teilnehmender. Details zu Paketen und Leistungen finden Sie in der Preisübersicht.

Ihre Kursverwaltung in einem System – sehen Sie es sich an. In einer 45-minütigen Demo zeigen wir Ihnen simplyOrg anhand Ihrer eigenen Abläufe. Jetzt Demo vereinbaren

Häufige Fragen zur Software für Bildungseinrichtungen

Was ist der Unterschied zwischen Kursverwaltungssoftware und Bildungsmanagement-Software?

Kursverwaltungssoftware konzentriert sich auf Planung, Anmeldung und Organisation einzelner Kurse. Bildungsmanagement-Software umfasst zusätzlich Abrechnung, Nachweise, Auswertungen und die Vermarktung des gesamten Programms. simplyOrg deckt beide Bereiche in einem System ab.

Kann simplyOrg unsere bestehende Website einbinden?

Ja. Ihr Kursprogramm wird über ein Kursportal, Widgets oder über unser WordPress-Plugin in Ihre Website integriert. Neue Kurse erscheinen dort automatisch, inklusive Online-Buchung.

Können wir bestehende Teilnehmer- und Kursdaten übernehmen?

Ja. Bestehende Daten, etwa aus Excel oder einer Vorgängersoftware, werden im Rahmen der Einführung importiert.

Ist simplyOrg für öffentliche Bildungseinrichtungen geeignet?

Ja. simplyOrg ist nach ISO 27001 zertifiziert, verfügt über ein BSI-C5-Testat (Typ 1), ist DSGVO-konform und wird ausschließlich in deutschen Rechenzentren betrieben. Diese Nachweise werden in öffentlichen Ausschreibungen häufig gefordert.

Unterstützt simplyOrg Online- und Hybridkurse?

Ja. Webinare und hybride Formate werden wie Präsenzkurse verwaltet. Schnittstellen zu Microsoft Teams, Zoom und Lernplattformen sind verfügbar.

Wie lange dauert die Einführung?

In der Regel sechs bis acht Wochen, abhängig von Umfang und Datenübernahme.

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